1. Apa hubungan antara Knowledge Management Implementation dalam Pedoman Learning Organization dengan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) tentang Knowledge Management?

 

Knowledge Management pada Learning Organization merupakan implementasi dari PMK 226/PMK.011/2019 tentang Manajemen Pengetahuan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Oleh karena itu Knowledge Management dalam Learning Organization sejalan dengan PMK manajemen pengetahuan tersebut.

 

2. Apa kriteria pengetahuan yang dapat didokumentasikan dan menjadi aset intelektual?

 

Kriteria pengetahuan yang dapat didokumentasikan:

• merupakan pengetahuan di bidang keuangan negara

• terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di lingkungan Kementerian Keuangan

 

3. Siapakah yang bertugas menjadi penjamin mutu dalam pengorganisasian manajemen pengetahuan?

 

Yang menjadi penjamin mutu atas pengetahuan yang disimpan adalah Panitia Penjaminan Mutu yang dibentuk dan ditetapkan oleh Unit Eselon I. Adapun susunan kepanitian terdiri dari pelaku manajemen pengetahuan tingkat unit Eselon 1 dan  pelaku manajemen pengetahuan tingkat Kementerian Keuangan dengan jumlah anggota minimal 3 orang.

 

4. Bagaimana pelaksanaan penjaminan mutu dalam tahap pengorganisasian manajemen pengetahuan?

 

Panitia penjaminan mutu melakukan tugas untuk memastikan kesahihan dan kelayakan Aset Intelektual dan menentukan level akses Aset Intelektual. Kesahihan dan kelayakan Aset Intelektual ditentukan melalui kriteria berikut: inovatif, bermanfaat bagi pengguna software KMS, memberikan solusi atas permasalahan/pekerjaan tertentu dan /atau mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sedangkan level akses Aset Intelektual terdiri atas Level 1 (secret), Level 2 (confidental), level 3 (shareable), dan level 4 (public). Pengambilan keputusan dalam Panitia Penjaminan Mutu dilaksanakan dengan cara musyawarah untuk mufakat. Dalam hal musyawarah untuk mufakat tidak terpenuhi keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak.

​

5. Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan komponen knowledge management implementation?

​

Melaksanakan proses manajemen pengetahuan yang meliputi identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penyebarluasan, penerapan dan pemantauan aset intelektual.

 

6. Apa saja bentuk dari dokumentasi pengetahuan?

 

Bentuk dokumentasi pengetahuan yaitu audio (contoh podcast), visual (contoh infografis, artikel, buku), dan audiovisual (contoh video).

​

7. Bagaimana cara organisasi untuk memastikan kesesuaian antara aset intelektual dalam software KMS dengan kebutuhan pengguna software KMS?

 

Cara organisasi memastikan adalah dengan pemantauan melalui penjaringan opini, review, pendapat, komentar pengguna software KMS, dan/atau metode lain yang sejenis. Pemantauan dapat dilakukan sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan atas aset intelektual yang telah disebarkan.

 

8. Apakah setiap Unit Eselon I harus memiliki Knowledge Management System (KMS) masing-masing?

 

Tidak. Untuk Unit Eselon I yang belum memiliki KMS, dapat menggunakan KMS yang dikembangkan pengelola KM tingkat Kementerian Keuangan, yaitu KLC. Sedangkan Unit Eselon I yang sudah memiliki dan mengelola KMS pada unit kerjanya masing-masing, diharapkan  melakukan integrasi dengan KLC sebagai KMS pada tingkat Kementerian Keuangan. Hal ini bertujuan, apabila terdapat pengetahuan/aset intelektual yang dikategorikan dalam akses level 3 (untuk pegawai Kemenkeu) dan level 4 (publik) dapat dipublikasikan melalui KLC.

 

9. Apakah video-video pembelajaran yang dimasukkan dalam media sosial (Instagram, YouTube, dan sejenisnya) yang  diakses oleh siapapun dapat dikatakan sebagai Aset Intelektual?

 

Video pembelajaran dalam media sosial tersebut dapat dikatakan sebagai aset intelektual. Namun aset intelektual yang disebarluaskan melalui media sosial haruslah aset intelektual yang memiliki level akses 'publik'.

 

Sesuai dengan definisi PMK 226/PMK.011/2019, Aset Intelektual adalah pengetahuan yang sudah dikumpulkan serta diterjemahkan ke dalam bentuk dokumentasi sehingga lebih mudah dipahami, dibagikan, dan diterapkan oleh orang lain, yang berguna bagi pegawai maupun organisasi.

 

Selanjutnya, sebagai upaya mewujudkan tujuan Knowledge Management Implementation, aset intelektual sebaiknya tetap tersimpan dalam KMS baik itu KMS tingkat Unit Eselon 1 maupun KMS tingkat Kementerian Keuangan (KLC). Sehingga tujuan implementasi KM untuk menjaga Aset Intelektual organisasi dapat tercapai.

 

Oleh karena itu, video-video yang dimasukkan dalam media sosial sebaiknya merupakan video-video yang sudah tersimpan di dalam KMS dengan level akses publik dan video dalam media sosial tersebut hanya dipergunakan sebagai media publikasi dan/atau promosi atas aset intelektual dan/atau pengetahuan yang terdapat dalam KMS yang tujuannya adalah untuk memberikan edukasi kepada masyarakat luas terkait Keuangan Negara.

 

10. Apakah media sosial (IG, YouTube dan sejenisnya) yang memuat video-video pembelajaran dan dapat diakses oleh siapapun dapat dikatakan sebagai KMS?

 

Media sosial (IG, YouTube dan sejenisnya) tidak dapat dikatakan sebagai KMS. Software KMS adalah sistem daring untuk memfasilitasi Manajemen Pengetahuan yang dapat diakses melalui internet dan intranet Kementerian Keuangan. Dalam hal ini software KMS memfasilitasi keseluruhan proses Manajemen Pengetahuan, yang meliputi identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian,  penyebarluasan, penerapan, dan pemantauan pengetahuan sebagai Aset Intelektual Organisasi.

 

Media sosial hanya berfungsi sebagai media publikasi saja. Jika dikaitkan dengan proses Manajemen Pengetahuan, media sosial hanya menampung satu proses saja, yaitu penyebarluasan.

 

11. Bagaimana caranya mendorong implementasi Knowledge Management?

​

Caranya antara lain adalah dengan membuat kebijakan untuk mendokumentasikan penyelesaian tugas pokok dan fungsi, mendokumentasikan solusi atas tantangan dan permasalahan dalam pekerjaan dan pengetahuan lain yang dapat disebarluaskan.